Pertanyaan Studi Kasus
Apa manfaat dan batasan dari strategi implementasi utama yang digunakan oleh Intercontinental Hotel?
Apakah Anda setuju dengan cara Del Taco mengelola implementasi proyek TI-nya? Mengapa dan mengapa tidak?
Apa saja teknik-teknik manajemen perubahan untuk memastikan keberhasilan implementasi proyek CRM? Gunakan Cardianl Health untuk mengilustrasikan jawaban Anda.
Jawaban
Manfaat dari strategi implementasi utama yang digunakan oleh InterContinetal Hotels adalah: pada dasarnya InterContinetal Hotels melakukan pembaruan system bisnis inti bisnis, dimana mereka membuat strategi ini, untuk mensukseskan proyek tersebut, hal ini menujukan bahwa pembaruan sistem bisnis inti adalah hasil dari pencapaian target, perioritas, gol, dan strategi.
Dimana mereka berhasil membuat industri tersebut menjadi lebih besar dan berkembang tentu membutuhkan kinerja dan system yang lebih baik dari pada sebelumnya pada kenyataanya mereka telah berhasil mecapai target, di mana target yang dilakukan dari tahun 2003-2008 sangat pesat sebagai dari perhitungan ruang kamar. Dimana jumlah rangan dari 2001 memiliki sebanyak 50,000 kamar, pada tahun 2008 telah memilik ruangan dengn jumlah tertinggi sebesar 60,000 ruang kamar, maka dari gambar statistik akan diuraikan sbb:
Target
Room count, ‘000 rooms 2001 – 2008
Our aim was to increase the number of rooms we have by around 50,000 on a net and organic basis by the end of 2008. We achieved this by June 2008 and by the end of 2008 had reached 60,000
Net growth means growth due to the difference between the number of new rooms we add to our system and the number that leave it. Most of the rooms that leave our system do so at our instigation as we raise the quality of our hotels across all of our brands. Organic growth refers to achieving our target with our existing brands, not through acquisitions.
Samping itu mereka mengatakan “kita mempunyai gol”, di mana pengoperasian satu bisnis manajemen dan monopoli pengelolaan merek melalui pemilik. Yaitu harus mempertimbangkan kebutuhannya pemilik seperti halnya dengan tamu.
Pemilik pihak ketiga adalah mitra penting pada bisnis kami. Mereka adalah salah satu bagian dari IHG.
mereka mengatakan di dalam situsnya “Strategi kita adalah untuk membangun industri hotel sistem operasi paling kuat, difokuskan pada pasar paling besar dan segmen dimana mempunyai skala perhitungan yang besar”.
kami mempunyai 4,400 hotel menyediakan di sekitar 130 juta malam kamar tiap-tiap tahun dan melihat kesempatan ke seberang semua pasar seperti halnya bagian besar dari merek hotel global industri. Duabelas negara meliputi 2 / ke-3 dari pasar dunia oleh ruangan; IHG mempunya skala berpengaruh nyata di kebanyakan dari mereka.
Sistem operasinya IHG disusun dari semua hal, kita lakukan untuk memandu permintaan untuk merek kita. Ini meliputi kampanye iklan dan pemasaran kita, 10 pusat panggilan
global, 13 situs web bahasa lokal, 8,000 - tenaga penjualan yang handal, seluruh keuntungan yang distribusi oleh hotel globalnya di dasari atas kesadaran pada merek.
Pada perioritas ini, Meningkatkan kinerja dari merek
Mempergunakan pengertian yang mendalam untuk membuat merek yang pertama pilihan untuk tamu
Menyampaikan pelanggan secara konsisten
Meningkatkan pendapatan hotel dengan menganjurkan tamu berkunjung
Meningkatkan efisiensi dari hotel dan proses beroperasi
Meletakkan skala pasar dan pengetahuan untuk penggunaan yang baik
Mempergunakan skala di seluruh dunia dan pengalaman untuk mengkonversi hotel untuk merek
Membuat kebanyakan dari buatan-buatan global untuk tamu yang memilih merek yang mana mereka dapatdiketahui ketika mereka berjalan-jalan
Memperkuat organisasi
Menginvestasikan pada orang-orang kami dan kemampuan kami untuk melakukan bisnis
Membangun persekutuan kuat pada perusahaan kami sendiri sampai ke seberang dunia
Dapat disimpulkan bahwa, InterContinetal Hotels mempunyai empat strategi yang mempunyai manfaat masing-masing dapat digambarkan sbb:
1.Goal
Fokus model bisnis pada pengelolaan dan hotel Waralaba. Dapat pertumbuh lebih cepat dengan membuat merek bagi tamu dan pemilik hotel.
2. Target
pada akhir tahun 2008, jaring perkembangan organik dari 50,000 - 60,000 ruangan.
3. Strategi
Strategi kita adalah untuk membangun industri hotel sistem operasi paling kuat, difokuskan pada pasar paling besar dan segmen dimana mempunyai skala perhitungan yang besar
4.Prioritas
Kinerja merek, pemulihan kembali untuk kesempurnaan hotel , pasar skala dan pengetahuan dan memperkuat organitation kami
Batasan dari strategi implemenatasi adalah: jika terjadi kesalahan untuk melakukan sesuatu misalnya dalam bidang evaluasi software seperti pemograman aplikasi, penginstalan system reservasi, pembelian software, konversi data, pengembangan atau modifikasi software. Maka anda membuat ‘kuda kerja’ menjadi cacat.
Del taco sedang memperbarui system penjualn di toko-tokonya dengan melakukan outsourcing instalasi hardware yang baru ke subkontraktor, yang bekerja dengan konsultan Microsoft untuk mendesain database persediaan, dan mempekerjakan manajer proyek yang hebat. Sebenarnya untuk memperbarui system banyak hal yang harus dipertimbangakan mulai dari mengimplementasikan system baru, mengevaluasi software dan hardware, serta layanan SI. Oleh sebab itu, pada aktivtas implementasi lainnya juga memiliki masing-masing tugas, seperti pengujian, konversi data, dokumentasi, pelatihan, pemeliharaan SI. Tentu hal ini melibatkan pada pemakai akhir untuk pengelolahan perubahan organisasi. Untuk itu dapat diuraikan secara terperinci
Mengiplementasikan system baru
mengilustrasikan bahwa tahap implementasi system (system implementation) melibatkan pemerolehan hardware dan software, pengembangan software, pengujian program dan prosedur, konversi sumber data, dan berbagai alternative konversi. Hal ini juga melibatkan dan pendidikan platihan pemakai akhir dari para ahli yang menjalankan system yang baru tersebut.
Implementasi dapat menjadi proses yang sulit dan melakukan banyak waktu akan tetapi, hal ini vital dalam memasitikan kesuksesan system yang baru dikembangkan
Gambar 1
Gambar umum proses implementasi. Aktivitas implementasi yang dibutuhkan untuk mengubah system informasi yang baru dikembangkan menjadi system operasional bagi pemakai akhir.
Pembelian hardware, software, dan layanan
Pengemba-ngan atau modifikasi software
Konversi data
Pelatihan pemakai akhir
Konversi
· Paralel
· Percontohan
· Bertahap
· Langsung
Aktivitas Implementasi
Gambar 1
Gambar umum proses implementasi. Aktivitas implementasi yang dibutuhkan untuk mengubah system informasi yang baru dikembangkan menjadi system operasional bagi pemakai akhir.
Aktivitas Implementasi Intranet
Bulan
1
Bulan
2
Bulan
3
Bulan
4
· Dapatkan dan instal software hardware server
· Latihan administrasi
· Dapatkan dan instal software browser
· Dapatkan dan instal software publikasi
· Latihan karyawan untuk menggunakan software publikasi
· Konversi manual tunjangan dan tambahan revisi
· Buat tutorial berbasis Web untuk intranet
· Adakan pertemuan
Gambar 2
Contoh aktivitas dan jadwal proses implementasi disuatu perusahaan yang mengingat system tunjangan karyawan berbasis intranet di departemen sumber daya manusia
System tersebut akan gagal jika tidak digunakan dengan baik, Oleh sebab itu, proses implementasi biasanya memerlukan usaha manajemen proyek (project management) dari para manajer unit bisnis. Mereka harus mendukng rencana proyek yang mencakup tanggung jawab kerja, jadwal tahap-tahap utama dari pengembangan, dan anggaran keuangan. Hal ini penting untuk memastikan bahwa proyek diselesaikan tepat waktu dan sesuai dengan anggaran yang ditetapkan, sambil tetap memenuhi tujuan desain. Gambar 2 mengilustrasikan aktivitas dan jadwal kerja yang mungkin dibutuhkan untuk mengimplementasikan intranet untuk system baru untuk program imbalan karyawan di departemen sumber daya manusia dari suatu perubahan
Mengevaluasi Hardware, software, dan layanan.
Bagaimana perusahaan mengevaluasi dan memilih hardware, software dan layananTI, seperti yang ditunjukan pada Gambara 3? perusahaan besar dapat meminta pemasok untuk menyajikan tawaran dan proposal berdasarkan sepesifikasi system yang dikembangkan pada saat tahap desain pengembangan system karakteristik minimum untuk kinerja dan fisik semua hardware dan software ditentukan dengan membuat daftarnya dalam dokumen yang disebut permintaan proposal (request for proposal - RFP)
Atau permintaan daftar harga (request for Question - RFQ) kemudian mereka mengirim RFP atau RFQ ke pemasok yang sesuai, yang menggunakannya sebagai dasar untuk menyiapkan usulan perstujuan pembelian.
Hardware
Berbagai penawaran, termasuk server x series, server skala menengah iseries untuk bisnis skala menengah dan kecil, server RS6000 untuk pelanggan UNIX dan mainframe v9000 untuk perusahaan besar. Juga memiliki berbagai pilihan penyimpanan.
Software
Server Web, server Web Lotus DominoGo
Storefront, WebSphere Commerce Suite (dulunya disebut net commerece) untuk pembuatan itorefrant dan catalog, pemasaran hubungan, dan manajemen pesanan.Dapat menambahkan Commerce integrator untuk memasukkan dengan system akhir dan Catalog Architect untuk manajemen isi.
Layanan Transaksi/skala menengah: Server aplikasi WebSphen untuk mengelola transaksi MQ Series mengantri pesan dan mengelola koneksi CICS memproses transaksi.
Database: DB2 universal Database
Alat-alat: WebSphere Setudio mencakup satu set templar yang telah didefinisikan sebelumnya dan logika bisnis umum
Aplikasi Lainnya mencakup: IBM payment Suite mengurus kasus krdeit dan mengelola sertifikat digital
Layanan
IBM Global Services, yang mencakup kelompok-kelompok yang diatur menurut industri, termasuk ritel dan keuangan. Dapat mendesai, membangun, dan menjadi tuan rumah aplikasi e-commerce
Gambar 3
Contoh dari IBM
Corporation mengenai jenis-jenis hardware, software, dan layanan SI yang dievaluasi dan dibeli oleh banyak perusahaan untuk mendukung insiatif e-commerce mereka
Perusahaan dapat menggunakan system evaluasi dengan menggunakan skor jika ada beberapa proposal yang bersaing untuk akuisisi hardware dan software. Mereka menetapkan nilai maksimum untuk setiap factor evaluasi (evaluation factor). Kemudian mereka menentukan poin dari setiap factor di setiap proposal, bergantung pada seberapa baik hal tersebut memenuhi spesifikasi pemakai. Factor-faktor evaluasi skor untuk beberapa proposal membantu mengelola dan mendokumentasikan proses evaluasi. Hal ini juga memperlihatkan kekuatan dan kelemahan setiap proposal.
Apa pun klaim manufaktur hardware dan pemasok software, kinerja hardware dan software harus didemonstrasikan dan dievaluasi. Layanan informasi software dan hardware independent (seperti Datapro dan Aurebach) dapat digunakan untuk memperoleh informasi sepesifikasi yang rinci dan evaluasi. Para pemakai yang lain sering menjadi sumber informasi terbaik yang dibutuhkan untuk mengevaluasi klaim manufaktur dan pemasok. Oleh sebab itu, newsgroup internet yang dibentuk untuk bertukar informasi mengenai software tertentu atau pemasok hardware dan prodak mereka telah menjadi salah satu sumber terbaik untuk memperoleh informasi terbaru mengenai pengalaman pemakai produk.
Perusahaan besar sering mengevaluasi hardware dan software yang diusulkan dengan meminta pemerosesan program pengujian benchmark khusus dan data pengujian. Bencmarking mensimulasi pemerosesan pekerjaan khusus dibeberapa computer dan mengevaluasi kinerjanya. Kemudian pemakai dapat mengevaluasi hasil pengujian untuk menentukan alat hardware atau paket software mana yang menampilkan karakteristik kinerja yang terbaik.
Faktor-faktor Evaluasi Hardware
Ketika anda mengevaluasi hardware yang dibutuhkan untuk aplikasi bisnin yang harus. Anda harus meneliti karakteristik kinerja dan fisik tertentuk untuk setiap system computer atau komponen peripheral yang dibutuhkan.pertanyaan-pertanyaan khusus harus dijawab mengenai banyak factor-faktor penting. Sepuluh dari factor-faktor evaluasi hardware (hardware evaluation factors) ini dan perntanyaan dirangkum dalam Gambar 4
Perhatikan bahwa banyak hal lagi yang harus dievaluasi mengenai hardware daripada menentukan alat komputasi yang tercepat dan termurah. Misalnya pertanyaan mengenai keusangan harus diajukan dengan membuat evaluasi teknologi. Factor ergonmi juga sangat penting. Factor-faktor ergonomic memasitikan bahwa sortware dan hardware computer rumah pemakai, yang artinya, aman, nyaman, dan mudah digunakan. Konektivitas adalah factor evaluasi yang juga penting, karena banyak teknologi jaringan dan alternative bandwith yang tersedia band with yang tersedia untuk menghubungakan system computer ke jaringan internet, intranet, dan ekstranet.
Factor-faktor evaluasi software
Anda harus mengevaluasi software menurut banyak factor yang mirip dengan yang digunakan untuk evaluasi hardware. Jadi, factor-faktor kinerja, biaya, keandalan, ketersediaan, kompatibilitas, modularitas, teknologi, egronomi, dan pendukung harus digunakan untuk mengevaluasi akuisisi software yang diusulkan. Akan tetapi, selain itu, factor-faktor evaluasi software, yang dirangkum di Gambar 5 juga harus dipertimbangkan. Anda harus menjawab pertanyaan yang disebutkan untuk dapat mengevaluasi pembelian software dengan baik. Misalnya beberapa paket software sangat lambat, sulit digunakan dipenuhi dengan kecacatan (bug), atau didokumentasikan dengan buruk. Paket tersebut bukan pilihan yang baik. Meskipun ditawarkan dengan harga yang menarik.
Evaluasi layanan SI
Kebanyakan pemasok produk hardware dan software dan banyak perusahaan lainnya menawarkan berbagi layanan SI (IS services) ke pemakai akhir dan organisasi. Contohnya dampingan dalam pengembangan situs Web perusahaan, instalasi atau konversi hardware dan software baru, pelatihan karyawan, dan pemeliharaan hardware, beberapa dari layanan ini disediakan geratis oleh produsen hardware dan pemasok software.
Jenis-jenis lain dari layanan SI yang dibutuhkan oleh bisnis dapat melakukan outsourcing ke perusahaan luar dengan harga yang dinegosiasikan. Misalnya, integrator system mengambil ailh seluruh tanggung jawab atas fasilitas computer perusahaan ketikan organisasi melakukan outsourcing untuk operasional komputernya. Mereka juga dapat memilih tanggung jawab untuk mengembangkan dan mengimplementasikan proyke pengembangan system yang besar yang melibatkan banyak pemasok dan subkontraktor. Penjual ulang bernilai tambah khusu menyediakan hardware, software, dan layanan khusus untuk industri dari produsen terpilih. Banyak layanan lainnya yang tersedia bagi pemakai akhir, termasuk desain, system, pemograman kontrak, dan layanan konsultasi. SI diringkas dalam Gambar 6.
Faktor Evaluasi Hardware
nilai
Kinerja
Berapa kecepatannya, kapasitas dan out putnya?
Biaya
Berapa harga sewa atau belinya? Berapa biaya operasional dan pemeliharaannya?
Keandalan
Apa kesalah resiko fungsi dan persyaratan pemeliharaanya? Apa fitur diagnostic dan pengendali kesalahnya?
Kompatibilitas
Apakah kompatibel dengan software dan hardware yang ada? Apakeha kompatibel dengan software dan hardware yang disediakan oleh pemasok lainnya?
Teknologi
Berapa tahun siklus hidup produk tersebut? Apakah menggunakan teknologi yang belum diuji atau apakah memiliki resiko keusangan?
Ergonomic
Apakah telah “direkayasa sesuai factor manusi” dengan pemandangan pemakai? Apakah ramah pemakai, dirancang dengan aman, nayaman, dan mudah digunakan?
Konektivitas
Apakah mudah dihubungkan dengan WAN dan LAN yang menggunakan jenis teknologi jaringan yang berbeda dan alternative bandwith?
Keluasan
Dapatkah menyelesaikan permintaan pemerosesan dari banyak pemakai akhir, transaksi, pertanyaan, dan persyaratan, pemerosesan informasi lainnya?
Software
Apakah software dan aplikasi software tersebut sehingga pemakai dapat menggunkan hardware dengan optimal?
Dukungan
Apakah layanan yang dibutuhkan untuk dukungan dan pemeliharaan tersedian?
Nilai Keseluruhan
Gambar 4
Peran sepuluh factor evaluasi hardware, akan bagaimanan dapat menggunakan untuk mengevaluasi computer atau alat
Faktor Evaluasi Software
nilai
Kualitas
Apakah bebas kecacatan (bug), apakah banyak kesalahan dalam kode program?
Efesiensi
Apakah software tersebut memiliki system kode program yang dikembangkan dengan baik yang tidak menggunakan banyak waktu CPU, kapasitas memori, atau disk space?
Fleksibilitas
Apakah dapat melakukan proses bisnis kita dengan mudah, tanpa banyak modifikasi
Keamanan
Apakah ada prosedur pengendalian kesalahan, kerusakan fungsi, dan penggunaan yang tidak tepat?
Konektivitas
Apakah Web-enabled sehingga dapat dengan mudah mengakses internet, intranet, dan ekstranet dengan sindirinya atau bekerja sama dengan brouser Web atau software jaringan lainnya
Pemeliharaan
Apakah fitur-fitur baru dan perbaikan kecacatan (bag) dapat dengan mudah diimplementasikan oleh pengembang software kita sendiri
Dokumentasi
Apakah software didokumentasi dengan baik? Apakah mencakup layer batuan dan agen software yang membantu
Hardware
Apakha hardware yang ada memiliki fitur yang dibutuhkan agen software inti dapat berfungsi dengan baik?
Fakator-faktor lainnya
Apa karakteristik kinerja, biaya, keandalan, ketersediaan, komptibilitas, modularitas, teknologi, ergonomic, keluasan, dan pendukung software tersebut? (Gunakan pertanyaan-pertanyaan pada factor evaluasi hardware pada Gambar 10.23)
Nilai keseluruhan
Gambar 5
Rangkuman pilihan factor-faktor evaluasi softaware terdapat bahwa pemakaian dari factor-faktor hardware dalam Gambara 4 juga dapat digunakan mengevaluasi paket software.
Faktor Evaluasi Layanan SI
nilai
Kinerja
Bagaimana kinerja mereka di waktu lampau jika dilihat dari jenis-jenis pemakai di waktu lampau?
Pengembangan system
Apakah ada situ Web dan pengembangan e-business lainnya? Bagaimana kualitas dan biayanya?
Pemeliharaan
Apakah peralatan pemeliharaan tersebut? Bagaimana kualitas dan biayanya?
Konversi
Apa pengembangan system dan layanan instalasi yang akan mereka sediakan selama periode konversi?
Pelatihan
Apakah tersedia pelatihan yang dibutuhkan oleh para personel? Bagaimana kualitas dan biayanya?
Cadangan
Apakah tersedia fasilitas computer yang serupa dalam jarak yang dekat untuk tujuan cadangan darurat?
Kemampuan Akses
Apakah pemasok penyediaan tempat lokasi atau regional yang menawarkan penjualan, pengembangan system, dan layanan pemeliharaan hardware?
Apakah tersedia pusat pendukung pelanggan di situs Web pemasok? Apakah telepon khusus pelanggan tersedia?
Posisi Bisnis
Apakah pemasok kuat secara keuangan dan memiliki pemasok pasar industri yang baik?
Hardware
Apakah mereka menyediakan banyak pilihan aksesoris dan peralatan hardware yang kompetibel?
Software
Apakah mereka menawarkan berbagai paket aplikasi dan software e-business yang berguna?
Nilai Keseluruhan
Gambar 6
Factor-faktor evaluasi untuk layanan SI, factor-faktor ini memfokuskan pada kualitas layanan pendukung yang mungkin dibutuhkan oleh pemakai bisnis
Aktivitas impelementasi lainnya
Pengujian konversi data, dokumentasi, dan pelatihan adalah kunci utama agar implementasi system bisnin yang baru dapat berhasil.
Pengujian
Pengujian system dapat melibatkan pengujian dan debugging software, pengujian kinerja situs web, dan pengujian hardware baru, bagian penting dari pengujian adalah peninjauan tampilan, laporan dan output lainnya prototype. Prototype harus ditinjua oleh pemakai akhir dan system tersebut untuk mengetahui kemungkinan kesalahan. Tentu saja, pengujian seharusnya tidak hanya terjadi selama tahap implementasi system, namun selama seluruh proses pengembangan system. Misalnya, anda dapat memeriksa dan mengkeritik dokumen input tampilan layer, dan prosedur pemerosesan dari prototype selama tahap desain. Pengujian pemakai akhir dengan segera merupakan salah satu manfaat dari proses pembuatan protipe.
Saat ini, impelementasi system informasi baru bagi banyak organisasi sering melibatkan penggantian software, database, dan system yang lama. Salah satu aktivitas implementasi yang paling penting yang dibutuhkan ketikan mengistal software baru dalam kasus ini disebut konversi data. Misalnya, penginstalan paket software yang baru dapat memerlukan konversi elemen data di database yang dipengaruhi oleh aplikasi yang baru ke dalam format data baru. Aktivitas konversi data lainnya yang biasanya dibuthkan mencakup koreksi data yang tidak tepat. Penyaringan data yang tidak diinginkan, konsolidasi data dari beberapa database, dan pengaturan data ke dalam format data yang baru, data base, data-mart,dan gudang data. Proses konversi data yang baik merupakan hal yang penting bagi data yang diformat atau disusun dengan tidak tepat sering dilaporkan sebagai salah satu penyebab utama dari kegagalan dalam implementasi system baru.
Dokumentasi
Pengembangan dokumen pemakai merupakan bagian yang penting dalam proses implementasi. Layer tampilan entri data, formulir, dan laporan adalah contoh-contoh dokumentasi. Ketika metode rekayasa system berbantuan computer digunakan. Dokumentasi dapat diciptakan dan diubah dengan mudah karena disimpan dan dapat diakses dengan menggunakan disket di tempat penyimpanan system .Dokumentasi merupakan metode komonikasi antara orang-orang yang bertanggun jawab untuk mengembangkan, mengimplementasikan, dan memelihara system berbasi computer. Pengistalan dan pengoperasian system yang baru didesain atau modifikasi aplikasi yang ada memerlukan catatan yang rinci mengenai desain system tersebut. Dokumentasi sangat penting dalam mendiagnosis kesalahan dan membuat prubahan, khusu jika pemakai akhir atau analis system yang mengembangkan suatu system tidak lagi bekerja di organisasi tersebut.
Outsource pengembangan Web e-commerce
Perbarui system LAN dan hardware
Identifikasi pemakai awal; kembangkan rencana pelatihan
Kembangkan rencana e-commerce internet
Rencan Implementasi Internet
Hubungi SI ke internet
Pilih penyedia akses internet
Software e-mail praktek langsung oleh pemakai akhir
Kesadaran internet untuk e-commerce
Keamanan dan
e-commerce
Aplikasi desktop praktik langsung
Tidak ada koneksi internet
Taruh alamat dan e-mail dikartu nama
Sediakan akses internet untuk pemakai system
Selesaikan rencana dan kebijakan keamanan
Kesadaran apa yang dapat dilakukan oleh internet bagi saya?
Gerbang e-mail
Install aplikasi software e-commerce
Memungkinkan akses situs Web e-commerce oleh karyawan dengan koneksi tntranet yang khusus ke informasi penting dan pelanggan
Pelatihan E-Business Yang Dibutuhkan
Implementasikan system keamanan dan pengawasan
Kesadaran apa yang dilakukan oleh pesaing saya di internet
Teknis: koneksi dan administrasi internet
Sumber daya dan alat-alat internet. Praktik langsung
Server informasi intranet praktik langsung
Kembangkan rencana untuk koneksi pelanggan melalui e-mail
Gambaru 7
Bagaimana suatu perusahaan mengembangkan program pelatihan untuk implementasi situ Web e-commerce dan akses intranet bagi karywan
Perbaharui system pemenuhan pesanan untuk e-commerce
Sediakan akses internet untuk system keamanan yang dipilih
Pelatihan
Pelatihan merupkan aktivitas implementasi yang vital. Personal SI, seperti konsultan pemakai, harus memasitkan bahwa para pemakai akhir terlatih untuk menjlankan system bisnis yang baru atau implementasi akan gagal. Pelatihan dapat melibatkan hanya aktivitas entri data, atau dapat juga melibatkan semua aspek dari penggunaan system yang baru tersebut. Selain itu, manajer dan pemakai akhir harus dididik mengenai dampak teknologi yang baru terhadap manajemen dan operasional bisnis perusahaan. Pengetahuan ini harus ditambah dengan program pelatihan untuk setiap peralatan hardware yang baru, paket software, dan penggunaanya untuk aktivitas kerja tertentu. Gambar 7 mengilustrasikan bagaimana suatu bisnis mengkordinasi program pelatihan pemakai akhir pada setiap tahap proses implementasi untuk mengembangkan akses internet dan intranet dalam suatu perusahaan.
Metode Konversi
Operasi awal dari system bisnis yang baru, dapat menjadi tugas yang sulit. Hal ini biasanya memerlukan proses konversi dari penggunaan system yang ada saat ini ke operator aplikasi yang baru atau yang lebih baik. Metode konversi dapat mempermudah pengenalan teknologi informasi yang baru ke dalam organisasi. Empat bentuk utama dari konversi system di ilustrasikan di gambar 8 yang mencakup
· Konversi parallel
· Konversi bertahap
· Konversi percontohan
· Konversi langsung
Sistem Baru
Sistem Lama
Sistem Baru
Sistem Lama
Sistem Baru
Sistem Baru
Sistem Baru
Langsung
Sistem Lama
Bertahap
Prtcontohan
Parsial
Gambar 8
Empat bentuk utama konversi ke system baru
Konversi dapat dilakukan secara parlel, di mana baik system yang lama maupun system yang baru sama-sama beroprasi hingga tim pengembangan proyek dan manajemen pemakai akhir setuju untuk mengubah secara keseluruhan ke system yang baru. Selama waktu tersebut, operasional dan hasil dari kedua system dibangingkan dan dievaluasi. Kesalahan dapat didefinisikan dan dikoreksi, dan masalah operasional dapat diselesaikan sebelum system yang lama ditinggalkan. Instalasi dapat juga dilakukan secara langsung ke system baru yang dikembangkan.
Konversi dapat juga dilakukan secara bertahap, di mana hanya bagian bagian dari aplikasi yang baru atau hanya beberapa departemen, kantor cabang, atau lokasi pabrik yang dikonversi terlebih dahulu. Konversi bertahap memungkinkan proses implemenasi secara bertahap di organisasi. Manfaat yang sama diperoleh dan penggunaan konversi percontohan, di mana satu departemen atau suatu tempat kerja menjadi tempat percobaan. System yang baru dapat diujibocakan di temapat tersebut hingga para pengembang merasa bahwa system tersebut dapat di implementasikan di seluruh organisasi.
Setelah system diimplementasikan secara penuh dan digunakan dalam orperasional bisnis, fungsi pemeliharaan dimulai. Pemeliharaan system adalah pengawasan, evaluasi, dan modifikasi system bisnis operasional untuk mengahasilkan perbaikan yang lebih diinginkan atau perlu. Misalnya, implementasi system yang baru biasanya menghasilkan fenomena yang disebut kurva belajar personel yang mengoprasikan dan menggunakan system ini akan membuat kesalahan karena mereka tidak terbiasa menggunakannya. Meskipun kesalahan seperti ini biasanya hilang setelah memperoleh pengalaman dengan system yang baru, hal ini menunjukan hal-hal yang harus diperbaiki oleh system tersebut.
Pemeliharaan juga perlu untuk kegagalan dan masalah lainnya yang muncul selama operasional system. Pemakai akhir dan personel system informasi kemudian malakukan fungsi pemecaha maslah untuk menentukan penyebab dan solusi atas masalah-masalah tersebut.
Aktivitasi pemeliharaan mencakup tinjauan pascaimplementasi untuk memasitikan bahwa system yang baru diimplementasikan memenuhi tujuan bisnis yang ditetapkan. Kesalahan dalam pengembangan atau pengguanaan system harus dikoreksi dalam proses pemeliharaan. Hal ini mencakup tinjauan berkala atau audit system untuk memastikan bahwa system berjalan dengan benar dan memenuhi tujuannya. Audit ini merupakan tambahan dari pengawasan terus-menerus terhadap system untuk melihat masalah potensial atau perubahan yang diperlukan.
Pemeliharaan juga mencakup modifikasi terhadap system yang telah dibentuk karena perubahan dalam organisasi bisnis atau lingkuangan bisnis. Misalnya, peraturan pajak yang baru, penyusunan ulang organisasi parusahaan, dan insiatif e-bisnis dan e-commerce yang baru memerlukan perubahan besar terhdapa system bisnis yang ada saat ini.
Mengelola perubahan organisasi
Implementasi strategi bisnis/TI yang baru memerlukan pengelolaan pengaruh perubahan utama dalam dimensi organisasi kuci seperti proses bisnis, struktur organisasi, peran manajerial, penugasan kerja karyawan, dan hubungan di antara pemilik kepentingan yang muncul dari penyebaran system informasi bisnis yang baru. Misalnya, Gambar 9 menekanakan jenis-jenis dan luasnya tantangan yang dilaporkan oleh 100 perusahaan yang mengembangkan dan mengimplementasikan portal informasi perusahaan dan system ERP yang baru
Lantangan portal intranet Perusahaan
Lantaran Perencanaan Sumber Daya Perusahaan
· Keamanan, keamanan, keamanan
· Mendefinisikan cakupan dan tujuan portal
· Menemukan waktu dan uang
· Memasukan konstitusi kualitas data
· Meminta karyawan menggunakannya
· Mengatur data
· Menemukan keahlian teknis
· Mengintegrasikan bagian-bagian yang kecil
· Membuatnya mudah digunakan
· Menyediakan akses bagi semua pemakai
· Membuat pemakai akhir mempercayainya
· Menjadwalkan/merencanakan
· Mengintegrasikan data/system warisan
· Membuat manajemen mempercayainya
· Mengatasi berbagai situs internet ganda dan mitra
· Mengubah budaya/pola piker
· Pelatihan TI
· Memperoleh atau mempertahankan staf TI
· Berpindah ke platform yang baru
· Pembaruan system/kinerja
Gambar 9
Sepuluh tantangan dalam mengembangkan dan mengimplementasikan portal intranet dan system perencanaan sumber daya yang dilaporkan oleh 100 perusahaan.
Keterlibatan dan Resistensi Pemakai Akhir
Bagaimana pun kita melakukan sesuatu, pasti ada resistensi dari orang-orang yang mengalaminya. Misalnya, implementasi teknologi pendukng kerja yang baru dapat membuat para karayawan ketakutan dan resisten terhdap perubahan tersebut. Salah satu kunci untuk menyelesaikan masalah resistensi pemakai akhir terhadap teknologi informasi yang baru adalah pendidikan dan pelatihan yang memadai. Bahkan yang lebih penting lagi adalah keterlibatan pemakai akhir dalam perubahan organisasi, dan dalam pengembangan system informasi yang baru. Organisasi memiliki berbagai strategi untuk membantu mengelola perubahan bisinis, dan satu persyaratan dasarnya adalah keterlibatan dan komitmen manajemen puncak dan semua pihak yang berkepentingan dengan perusahaan yang dipengaruhi oleh aplikasi bisnis yang baru.
3. Orang adalah fokus utama dari manajemen perubahan organisasi. Ini mencakup aktivitas pengembangan cara yang inovatif untuk mengukur, meotivasi, dan memberi penghargaan atas kinerja. Demikian juga halnya dengan desain program untuk merekrut dan melatih karyawan dalam kompetensi inti yang butuhkan dalam dunia kerja yang terus berubah. Manajemen prubahan juga melibatkan analisis dan definisi semua perubahan yang dihdapai oleh organisasi, dan mengembangkan program untuk mengurangi risiko dan biaya, serta memaksimalkan manfaat perubahan. Misalnya, implementasi aplikasi bisnis baru seperti manajemen hubungan pelanggan dapat melibatkan pengembangan, penugasan manajaer tertentu sebagai soponso perubahan pengembangan tim perubahan karyawan, dan mendorang komonikasi yang terbuka dan tanggapan mengenai perubahan organisasi.
Beberapa teknik utama yang direkomendasikan oleh ahli perubahan adalah sebagai berikut:
Libatkan orang sebanyak mungkin dalam pernecanaan bisnis/TI dan pengembangan aplikasi
Buat perubahan konstan menjadi bagian yang diharpakan dari budaya.
Beritahukan ke setiap orang sebanyak mungking mengenai segala sesuatu sesering mungkin, sebaiknya secara pribadi
Berikan insentif keuangan dan pengakuan
Bekerjalah di dalam budaya perusahaan, bukan disekitarnya.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar